Pengembangan Sistem Manajemen Rekord

Persyaratan yang perlu diperhatikan dalam pengembangan sistem manajemen record yaitu:

A.    Persyaratan fungsional

Mengelola dan merekam proses penataan record yang menccangkup :

•  Regristasi yaitu bukti bahwa record telah diperoleh oleh suatu sistem manajemen record 
• Akses yaitu memberikan hak kepada pemakai untuk proses temu kembali record yang dibutuhkan 
•  Pelacakan (tracing) yaitu merekam perpindahan record yang mengacu kepada perpindahan fisik dan lokasi record serta melacak tindakan penggunaan terhadap record 
•   Penyusutan yaitu arsip atau record yang sudah di pilah-pilah dalam kategori jenisnya maka yang tidak digunakan maupun yang jarang digunakan dipindahkan tempat penyimpanannya atau dimusnahkan. 
• Pelaporan dan statistic yaitu sistem otomatis manajemen record harus memiliki standart pembuatan laporan dan statistic untuk memenuhi kebutuhan organisasi

B.     Persyaratan teknis

Dalam mengevaluasi sistem manajemen record diperlukn persyaratan teknis yng dapat bekerjasama dengan pakar TI

C.     Persyaratan integrasi

Dalam hal ini harus dapat berintegrasi dengan aplikasi program lainnya seperti desktop (pengelola kata, email, spreadsheet)

D.    Persyaratan pendukung pemakai/ operator

Yang termasuk syarat ini adalah layanan dan fungsi yang yang mudah (user friendly), layar bantu (helpsceen) pelatihan dan dokumentasi

E.     Persyaratan untuk mengelola berbagai jenis record

Untuk mengelola record baik dalam bentuk kertas, mikro, audio dan video, fotografi, xrays dan slick serta bentuk elektronik seperti pengolah kata, spreedsheets, email, grafis, dll